Embora pouco visível, o abuso nas despesas por parte dos colaboradores , continua a ser uma das principais ameaças à estabilidade financeira e à cultura ética das organizações .Em Portugal, a fraude interna — especialmente no que diz respeito à gestão de despesas e reembolsos — continua a ser um problema subestimado. No entanto, os dados são claros. Segundo o relatório “Fraude e Corrupção nas Empresas em Portugal”, elaborado pela Associação Portuguesa de Ética Empresarial (APEE) e pela Transparency International Portugal, cerca de 34% das organizações portuguesas detetaram fraudes internas nos últimos três anos.A maioria dos casos envolve práticas difíceis de detetar, como a duplicação de comprovativos, a apresentação de despesas pessoais como profissionais ou a manipulação de documentos..O último relatório da Inspeção-Geral de Finanças (IGF) confirma a dimensão do problema: só em 2023 foram identificadas dezenas de irregularidades em entidades públicas e privadas, com prejuízos económicos superiores a 30 milhões de euros.Muitas destas irregularidades estavam diretamente ligadas a processos de reembolso mal controlados.A nível europeu, o Gabinete Europeu de Luta Antifraude (OLAF) alerta que o setor privado continua a apresentar lacunas importantes nos seus sistemas de controlo interno. Os abusos de confiança e a falsificação de documentos mantêm-se entre as práticas mais frequentes..Como se manifesta a fraude na gestão de despesas? A fraude nesta área assume formas que muitas vezes passam despercebidas: desde a utilização repetida da mesma fatura em diferentes relatórios, até à alteração de valores, passando por despesas pessoais registadas como profissionais ou comprovativos falsificados por edição digital. É também comum a apresentação de despesas fora do prazo ou fora da política interna, sem existir um controlo automatizado para as detetar.Quando os processos de revisão e validação são manuais, estes erros ou fraudes podem permanecer ocultos durante meses, prejudicando as finanças e a cultura de controlo da empresa. Um impacto que vai para além do económico As consequências da fraude interna não se limitam à contabilidade. As perdas financeiras afetam diretamente a rentabilidade e podem levar a correções fiscais. Mas há mais: a reputação corporativa pode ficar gravemente afetada se o caso for público, e a confiança interna entre equipas também é comprometida.Do ponto de vista legal, a legislação é clara. De acordo com o Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas (CIRC), concretamente nos artigos 23.º e 23.º- A, apenas são dedutíveis as despesas devidamente justificadas e diretamente relacionadas com a atividade empresarial. Caso não se cumpram estas condições, a Autoridade Tributária (AT) pode recusar a dedução da despesa, o que acarreta coimas, juros de mora e até inspeções mais rigorosas..Prevenir a fraude internamente As autoridades portuguesas — como a AT e a IGF — e organismos internacionais como a OCDE concordam nas chaves para prevenir a fraude: uma estrutura sólida, cultura de cumprimento e apoio tecnológico.Avaliar periodicamente os fluxos de aprovação, estabelecer políticas de despesa claras e atualizadas, digitalizar processos e formar os colaboradores são medidas essenciais. A isto soma-se a necessidade de disponibilizar canais internos de denúncia anónimos e seguros, conforme exige a Lei n.º 93/2021, que regula a proteção das pessoas que denunciam infrações no contexto laboral. De acordo com Rui de Brito, Diretor Comercial da Inology (recentemente adquirida pela multinacional Forterro), "A fraude interna continua a ser uma ameaça crítica para as empresas portuguesas, especialmente na gestão de despesas e reembolsos. Segundo a APEE e a Transparency International Portugal, 34% das organizações detetaram casos nos últimos três anos, com perdas que em 2023 ultrapassaram os 30 milhões de euros, de acordo com a IGF." afirmando ainda que a resposta para este problema "passa por combinar cultura ética, processos sólidos e tecnologia avançada. Soluções digitais como a Tickelia permitem automatizar validações, detetar duplicidades e garantir rastreabilidade, reduzindo riscos e fortalecendo a confiança na gestão empresarial.”.Tecnologia como aliada A digitalização tornou-se uma ferramenta fundamental para reduzir riscos operacionais, garantir a rastreabilidade dos processos e reforçar o cumprimento normativo nas empresas.Um estudo realizado pela Tickelia em 2025 revela que 46,32% das empresas inquiridas detetaram fraudes internas relacionadas com a gestão de despesas. Este dado é especialmente preocupante, tendo em conta que muitas organizações nem sequer dispõem de mecanismos eficazes para identificar estas irregularidades, o que sugere que o valor real poderá ser ainda maior.Cada vez mais empresas recorrem a soluções digitais que permitem controlar o ciclo de vida completo das despesas: desde a captura do comprovativo até à sua validação contabilística e fiscal, passando por fluxos de aprovação, auditoria documental e reconciliação automatizada. Esta transformação não só reduz erros humanos, como também melhora a eficiência operacional e permite estabelecer políticas internas mais sólidas e verificáveis.Neste contexto, soluções como a Tickelia tornaram-se uma ferramenta essencial. Esta plataforma permite gerir e legalizar todas as despesas corporativas de forma digital, desde viagens de trabalho a reembolsos menores.A Tickelia valida automaticamente as faturas de acordo com o sistema e-Fatura da AT, identifica possíveis duplicações, erros ou despesas fora da política e extrai os dados fiscais-chave através de tecnologia OCR (NIF, IVA, datas, montantes...).Além disso, integra-se com os principais sistemas de contabilidade e facilita a rastreabilidade documental e a geração de relatórios auditáveis. Tudo isto permite reduzir significativamente o risco de fraude, aumentar a eficiência administrativa e assegurar o cumprimento fiscal.