Por detrás das luzes da Web Summit há uma certa magia a acontecer. Craig Becker vive na Irlanda, mas nasceu em Inglaterra. Por estes dias, encontramo-lo em Lisboa. Há 35 anos que trabalha na indústria de eventos, primeiro no teatro e depois em conferências corporativas, música, televisão, como os MTV Europe Music Awards e os Brit Awards, que são um grande prémio na Inglaterra, e desporto, como os Jogos Olímpicos de Londres, em 2012. Para a Rainha Isabel II, organizou as celebrações dos seus 80 e 90 anos. Foi gestor de palco em Hyde Park, em Londres, para a Live Nation durante 10 anos, produzindo uma série de concertos de verão. Esta variedade de experiências faz com que o seu trabalho funcione tão bem na Web Summit, porque lá, entre os dias 11 e 14 de novembro, acontece um pouco de todos estes espetáculos juntos.
Craig Becker é o diretor de eventos da Web Summit. O chief events officer lidera as equipas criativas, de design, vídeo, movimento, produção, que é responsável pela construção dos eventos, e também a equipa de gestão e operações de projeto, que lida com as operações dos eventos.
É a partir do Beato Innovation District que, nos dias que antecedem o início do evento em Lisboa, Craig se junta à equipa nacional. Num ambiente de startup, com espaços lúdicos para um jogo de ping-pong descontraído à tarde e uma cozinha equipada que esconde um armário cheio de snacks para enganar a fome, quando ainda tardam as horas de refeição, este é o quartel-general da Web Summit na capital. Do lado de fora, quem passa na avenida Infante Dom Henrique, frente ao imponente edifício da Fábrica de Unicórnios, quase nem dá pelas portas, no rés-do-chão, com o logótipo de um dos maiores eventos tecnológicos do mundo. Mas é por ali que se entra para os bastidores da Web Summit, o cérebro das operações onde, entre Lisboa e Porto, só no nosso país trabalham cerca de 100 pessoas.
Num espaço de hot-descking, Craig Becker vive a mesma azáfama de telefonemas e videoconferências de Artur Pereira, o country manager para Portugal e Brasil, que está sentado na mesa mesmo atrás de si. Os dois, já só pensam no dia em que a magia acontece. E este ano, Craig está ansioso para ver a reação dos cerca de 70 mil participantes que são esperados na Web Summit (número recorde, mais uma vez), que vão ter acesso a uma nova experiência, tanto no recinto do evento como nas áreas do Night Summit, espalhadas pela cidade de Lisboa.
A Web Summit, como já anunciou há uns dias, vai “promover conexões e comunidades significativas através de encontros, alimentados pelo Summit Engine, o software da Web Summit”. O objetivo é juntar todas estas pessoas, de forma mais intimista, em grupos de interesses nos cerca de 250 encontros que se irão realizar. “Grupos pequenos de pessoas serão direcionados para se encontrarem num momento e local específicos”, explica Craig. “Sabemos que querem conhecer-se, pois são agrupados, por exemplo, de acordo com o país de origem ou área de interesse na tecnologia.” Entusiasmo que é partilhado por Artur: “vai ser brilhante e fantástico ver isto tudo acontecer pela cidade de Lisboa, e outros encontros durante o evento, propriamente dito.”
É precisamente entre os pavilhões da FIL e o Altice Arena que estarão também estacionados 88 food trucks para alimentar estas ligações, com recurso a um dos maiores argumentos para juntar pessoas: a comida. “Temos três produtores a tempo inteiro focados exclusivamente em alimentação, para que haja muitas opções e possamos promover produtos e cozinhas locais”, explica o diretor de eventos.
Lisboa é o grande evento
No quartel-general da Web Summit em Lisboa não passa por aqui apenas o planeamento do evento na capital portuguesa. Por aqui se planeiam também as edições do Rio de Janeiro, do Catar e de Toronto. Trabalha-se o ano inteiro para fazer juntar o ecossistema do empreendedorismo e da tecnologia nestas quatro geografias.
Quando Ricardo Lima foi à primeira edição da Web Summit em Lisboa, em 2016, estava ainda do lado de lá, na GuestU, ao lado dos fundadores de startups que sentem o friozinho na barriga nos trinta segundos de um pitch para vender a sua ideia. Pouco depois, quando Ricardo se juntou à equipa da Web Summit na capital eram apenas quatro. Hoje, o head of startups and investors é das pessoas que mais startups deve conhecer por esse mundo fora, entre os muitos que se candidatam a marcar presença nestes eventos com exposição mundial.
“A forma como apoiamos diretamente as startups no seu processo de internacionalização é, em parte, graças à plataforma que criámos, que permite que uma startup que participa no Web Summit de Lisboa possa também participar facilmente noutros Web Summits, como o do Rio de Janeiro. Temos vários casos, como o da startup SheerMe, que foi ao Web Summit do Rio há dois anos e, através dos contactos estabelecidos, hoje já tem uma presença consolidada no Brasil”, explica Ricardo Lima. “Outro exemplo é o das delegações de outros países, como Catar, Canadá e Brasil, que vêm ao Web Summit em Lisboa para conhecer o ecossistema local e construir pontes para ajudar startups a expandir-se para os seus mercados. Para além disso, trabalhamos com parceiros como a Startup Portugal e a Unicorn Factory, que facilitam o acesso gratuito a um grupo de startups portuguesas para que possam participar”, conclui.
O período pré-evento pode ser dividido em várias fases. Na semana que antecede o evento, por exemplo, esta equipa assegura que todas as startups têm a informação que necessitam e organizam sessões online para esclarecer as últimas dúvidas, garantindo que têm tudo pronto para uma experiência de sucesso. Ao longo do ano, a equipa, liderada por Margarida David, entrevista milhares de empreendedores para garantir que as startups selecionadas estão alinhadas com o evento e têm o perfil adequado para participar.
“A maioria das startups candidata-se diretamente através do nosso site”, como explica a startup manager Margarida David. “Temos equipas específicas que se focam em áreas como diversidade, procurando startups fundadas por mulheres ou focadas em sustentabilidade, e também startups lideradas por afrodescendentes, por exemplo.”
Do lado da procura por investidores para marcarem presença nos eventos, o processo é igual, confirma a irlandesa Jordan Fly. “Em termos de divulgação e captação de investidores, temos muitos investidores que voltam todos os anos”, explica a investors manager. “Por isso, iniciamos as campanhas nos eventos anteriores, onde começamos a conversar com os investidores presentes, recolhemos o seu feedback e fazemos um convite para os eventos futuros. Depois, durante o resto do ano, recorremos a várias fontes — acompanhamos notícias, lemos artigos e monitorizamos diversas atividades no setor de investimento — e começamos a convidar investidores que sejam relevantes e interessados na área para participarem.”
Com quatro eventos anuais, toda a equipa da Web Summit tem “um calendário muito cheio”, explica em entrevista ao Dinheiro Vivo o country manager para Portugal e Brasil, Artur Pereira. Tanto que “não há, de momento, nenhuma decisão tomada de abrir um próximo evento num outro país ou continente”. Lisboa continua a ser o grande evento. “Ele é o nosso grande navio que temos que navegar sempre na perfeição, e são muitos meses a preparar. Isto requer realmente o envolvimento de todos, durante muitos meses, e é um calendário muito cheio.”