As ajudas de custo consistem numa ajuda financeira, ao encargo das entidades empregadoras, com o objetivo de cobrir ou diminuir os encargos das deslocações profissionais dos trabalhadores ou a sua alimentação. Porém, as ajudas de custo estão associadas a deslocações esporádicas e não a deslocações que façam parte da habitual rotina profissional do trabalhador.
Por exemplo, tem de ir a uma conferência de dois dias numa outra cidade do país. Como as deslocações acontecem em representação da empresa, esta tem de cobrir uma parte das despesas ou até reembolsar a totalidade do valor em causa.
Não existe uma legislação que se aplique ao setor privado. Na realidade, a maioria das empresas paga as ajudas de custo de acordo com Decreto-Lei nº106/98, de 24 de abril, alterado posteriormente pelo Decreto-Lei nº137/2010, de 28 de dezembro, que se destina à Função Pública.
Assim, as empresas do setor privado podem implementar políticas diferentes na atribuição de ajudas de custo, tal como praticar valores diferentes daqueles que servem de referência ao setor público.
As três categorias de ajudas de custo mais comuns são:
- Deslocações: As ajudas de custo podem aplicar-se à deslocação na viatura própria do trabalhador, no aluguer de um automóvel, em bilhetes de transportes públicos, paquímetros e estacionamento, portagens, entre outros.
- Estadias: Em deslocações de maior duração, podem ser pagas ajudas de custo relacionadas com estadias em hotéis ou em outras opções de alojamento.
- Refeições e alimentação: Os custos com as refeições também se englobam nas ajudas de custo.
Os valores de referência para as ajudas de custo são atualizados todos os anos, mas têm-se mantido estáveis nos últimos anos. Atualmente, os valores que estavam em vigor em 2021, continuam a aplicar-se em 2022.
No caso das ajudas de custo referentes aos transportes, o Estado ajuda tendo em conta os quilómetros percorridos, mas também de acordo com o meio de transporte utilizado.
Ou seja, há valores tabelados para as viaturas próprias dos colaboradores, transportes públicos ou veículos motorizados que não sejam automóveis. No caso de o transporte ser um automóvel alugado, a ajuda é paga consoante os quilómetros percorridos, mas tendo em conta o número de colaboradores.
- Em automóvel próprio: 0,36 euros/Km
- Transporte em veículo motorizado não automóvel: 0,14 euros/Km
- Em transportes públicos: 0,11 euros/Km
- Em automóvel alugado: Um funcionário: 0,34 euros/Km; Dois funcionários (valor por cada um): 0,14 euros/Km; Três ou mais funcionários (valor por cada um): 0,11 euros/Km
Se a ajuda de custo for relativa a estadias, o valor estabelecido varia de acordo com o cargo dos funcionários e se a estadia é em Portugal ou no estrangeiro.
- Deslocações no país (continente e ilhas): Trabalhadores em geral em funções públicas: 50,20 euros; Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 69,19 euros
- Deslocações no estrangeiro: Trabalhadores em geral em funções públicas: 89,35 euros; Administradores, gerentes, membros do Governo e quadros superiores: 100,24 euros
Finalmente, as ajudas com as refeições são aplicadas no mesmo formato do subsídio de alimentação, sendo o valor limite diferente quando é pago em dinheiro ou em vale/cartão refeição.
- Subsídio de refeição diário: 4,77 euros
- Subsídio de refeição isento para efeitos de IRS (pago em dinheiro): 4,77 euros
- Subsídio de refeição isento para efeitos de IRS (pago em vales ou cartão): 7,63 euros
As ajudas de custo que não ultrapassem os valores acima apresentados estão isentas de IRS. A parte da ajuda de custo, de qualquer uma das que foram apresentadas, que ultrapasse aqueles máximos, está sujeito não só a IRS, mas também a Segurança Social.
Esta compensação deve paga ao trabalhador no prazo máximo de 30 dias a contar da data da apresentação dos comprovativos. As ajudas podem ser adiantadas, até 30 dias, sucessivamente renováveis, devendo o interessado prestar contas da importância avançada no prazo de 10 dias após o regresso.
Para beneficiar do pagamento das ajudas de custo, que pode ser a totalidade ou uma percentagem das despesas, o trabalhador tem de cumprir alguns procedimentos.
No setor público, por exemplo, os trabalhadores devem preencher uma "Ficha de Itinerário", na qual devem reportar, detalhadamente, todos os aspetos inerentes à deslocação e respetivos custos.
Além disso, é também fundamental a apresentação de todos os comprovativos das despesas.
As ajudas de custo não são rendimento do trabalho dependente até aos valores de referência mencionados acima. Porém, os valores que excedam esses limites legais, são tributados em sede de IRS como rendimentos da categoria A.
Esses valores devem constar nos recibos de vencimento. O que deve acautelar-se é que se faça a clara distinção, em cada mês em que haja esse tipo de encargos, dos montantes sujeitos a retenção na fonte de IRS - o valor que excede o limite legal - e os montantes não sujeitos a retenção na fonte - até ao limite legal.
A sub-alínea i) da alínea c) do n.º 1 do art.º 119.º do Código de IRS estabelece ainda, no que se refere à comunicação de remunerações à Autoridade Tributária, que:
- O modelo a entregar deve conter os rendimentos e respetivas retenções de imposto, as contribuições obrigatórias para regimes de proteção social e subsistemas legais de saúde, bem como as quotizações sindicais;
- O modelo deve ser entregue até ao dia 10 do mês seguinte àquele em que são disponibilizados os rendimentos, caso se trate de rendimentos da categoria A, ainda que isentos ou não sujeitos a tributação.
O mesmo se aplica à declaração anual emitida pela entidade patronal e entregue ao seu colaborador, para efeitos de IRS. Deve indicar os rendimentos e a sua sujeição, ou não, a IRS.