Sabem qual é o maior amigo dos esforços de controlo e contenção de custos? O Excel. Esta ferramenta fantástica permite análises profundas, quantificando custos e proveitos de ações, comparando com quadros ou gráficos as situações passadas com alternativas. É, ao mesmo tempo, uma base para cruzarmos alternativas e de suporte à tomada de decisão. Ainda que tenhamos um aliado tão forte nos processos de otimização de custos, também existem obstáculos. Se assim não fosse, todos os processos nas empresas seriam bem-sucedidos, o que está longe de ser o caso.
Sabem, por outro lado, qual é o maior inimigo dos esforços de controlo e contenção de custos? O Excel. Esta ferramenta permite também que se escreva o que quer que seja e aceita qualquer número que lá se coloque.
Como humanos, podemos induzir a, pelo menos, três tipos de erros: genuínos, fraudulentos e ilusórios. Em relação aos lapsos genuínos, bastará pensar que, por mais baixa que seja a probabilidade de errar na introdução de um valor (estudos apontam para entre 1 a 5%), com um número grande de células, os erros tornam-se uma inevitabilidade.
Se muitos destes lapsos não têm grande impacto, diluindo-se ou anulando-se entre eles, outros sim. Exemplos abundam:
• Em 2012, um erro de copiar/colar de fórmulas numa análise de riscos custou à JP Morgan 6 mil milhões de dólares;
• Após a falência da Lehman Brothers, o Barclays enviou para o tribunal uma lista de posições que queria comprar, mas em vez de apagarem as linhas que não lhes interessavam, ocultaram-nas. Ao passar para PDF apareceram outra vez, forçando o Barclays a ficar com 179 contratos que não queria. As perdas não foram reveladas, mas terão sido substanciais;
• Um erro de formatação transformou os números de 134 telefones que a mítica agência de espionagem inglesa MI5 queria escutar. Fizeram escutas a números aleatórios e não aos alvos desejados;
• Um simples sinal negativo (-) antes de um número bastou para transformar as perdas do fundo Magellan, da Fidelity, em aparentes ganhos de 1,3 mil milhões de euros. Anunciaram inclusive distribuir esses dividendos virtuais, o que ainda foram a tempo de corrigir.
Estes são apenas alguns dos exemplos públicos. Existirão seguramente muitos mais, escondidos nas sombras.
Multiplicando a complexidade, estamos quase a assegurar a existência de erros. Um trabalho cuidado de inserção, aliado a auditorias de cálculos cruzados, que tentem chegar aos mesmos resultados por caminhos diferentes, será um dos caminhos para minorar este tipo de erros. Usar o Excel para enganar através dos números é parte de inúmeras histórias que acabaram em tribunal, mas a ferramenta pouca culpa disso terá.
O terceiro tipo de erro é bem mais interessante e frequente: os auto-ilusórios. O idioma inglês tem uma expressão que ilustra bem esse fenómeno: "wishful thinking", cuja tradução mais aproximada poderia ser "pura ilusão". Pensando retrospetivamente, creio que qualquer utilizador de Excel recordará momentos em que escreveu um valor que era claramente exagerado, pecando por otimismo. Fosse num orçamento, plano de negócios ou de marketing, talvez tenha inclusive experimentado várias alternativas, até alcançar um resultado final desejado.
No exemplo dado acima sobre a análise de riscos da Morgan Stanley, as fórmulas minoraram essa análise, fazendo alguns investimentos parecerem mais seguros do que eram na realidade. Se tivesse sido ao contrário, com riscos aparentes enormes, talvez os alarmes tivessem soado. Uma vez que o resultado era justamente o que queriam ver, nada sucedeu até as perdas se concretizarem.
O físico Richard Feynman dizia "O principal é que não te deves enganar a ti próprio, e tu és a pessoa mais fácil de se enganar". Tendemos a ser os primeiros a acreditar nas nossas próprias hipóteses, sobre a vida ou sobre os números. O Excel aceita sem crítica tudo o que lá escrevermos.
Dada a sua versatilidade e potência, ao longo dos seus mais de 35 anos de existência, o Excel tornou-se a ferramenta de referência em tudo o que envolva tratamento de números. Mas está nas mãos de humanos, propensos a falhas, enganarmos outros ou a nós próprios. Sabê-lo pode ajudar-nos a escapar a algumas destas armadilhas e também a aceitar a inevitabilidade de algumas quedas.
Pedro Amendoeira, Partner da Expense Reduction Analysts