Qual o número ideal de fornecedores que devemos ter numa determinada categoria de custo? A boa notícia é que consigo dar a resposta a esse dilema numa só palavra. A má notícia é que não vai gostar da palavra. É "depende".
São muitas as vantagens de ter poucos fornecedores ou, no extremo oposto, um só: maior volume proporciona maior capacidade negocial, menos custos administrativos (faturas a tratar, pagamentos a fazer), maior controlo da qualidade, redução da complexidade e do número de interlocutores quando ocorrem problemas. Se bem trabalhada, a relação pode até criar uma maior proximidade que permita inovações benéficas, tanto para o fornecedor como para o cliente.
Por outro lado, as desvantagens do modelo de fornecedor único também são claras. A maior é o risco de fornecimento. Se dependemos de um só fornecedor e este falha, não termos um plano B pode ser doloroso. Outra é o facto de a falta de competitividade causar preços mais elevados. O conforto da relação de longo prazo, com frequência, induz o fornecedor a, discretamente, aumentar preços ao longo do tempo, sobretudo em produtos novos, ou abusar da confiança para, mantendo preços, cortar em variáveis que o tempo lhes ensinou que não estão a ser medidas.
Certa vez observámos que um fornecedor de confiança, com mais de 20 anos de relação contínua, tinha sido capaz de manter preços ao longo de muitos desses anos. Os preços que praticava para rolos de 300 metros de um certo material eram realmente extraordinários. Medimos os rolos que forneciam e nem 200 metros tinham. Infelizmente estas estratégias são mais comuns do que possamos imaginar.
Se ter um só fornecedor tem muitas vantagens e desvantagens, não o surpreenderá que o cenário oposto, de ter muitos fornecedores, as tem quase em espelho. À maior competitividade em preço e segurança de fornecimento, correspondem um menor volume de compras, um relacionamento mais débil e uma maior complexidade administrativa.
Voltando à pergunta inicial, qual então o número mais apropriado de fornecedores em cada categoria de custo? O "depende" será então das seguintes variáveis:
- Criticidade do processo - se é crítico para a atividade da empresa, então ter mais de um fornecedor será desejável.
- Facilidade de substituição - nalgumas áreas abundam os fornecedores qualificados, sendo rapidamente substituíveis. Neste caso, ter um só pode não ser problemático.
- Volume - dispersar um nível reduzido de compras por muitos fornecedores pode tornar-nos insignificantes para qualquer um deles e, por isso, não termos acesso às melhores condições. Por outro lado, se o volume é grande para o mercado, a dispersão pode permitir boas condições, ao colocar a pressão da competitividade.
- Dimensão da nossa organização - a multinacional Total tem mais de 150 mil fornecedores. Uma pequena empresa não conseguiria gerir este volume, nem nada que se assemelhe. De um modo geral, quanto maior a empresa, mais fornecedores conseguirá gerir com eficiência.
Concretizando com alguns exemplos, temos o da eletricidade. Há excelentes fornecedores nesta área, mas ao ser uma commodity, são facilmente substituíveis. Ter um só fornecedor para várias instalações simplifica processos e dará acesso a melhores condições do que ter repartido. Transportes Expresso ou alguns plásticos correntes poderiam ser outros exemplos deste caso, onde os inconvenientes de ter mais fornecedores ultrapassam largamente as vantagens.
Por outro lado, para um produto que seja crítico para o funcionamento da nossa organização, fará sentido ter mais do que uma alternativa, pois o risco é extremo: poder paralisar a empresa.
Para a maioria das categorias de custo fará sentido ter entre 2 a 4 fornecedores, alocando maiores quotas das nossas compras aos que tenham melhor relação qualidade/preço, garantindo um equilíbrio entre vantagens e desvantagens dos modelos extremos.
Ainda mais importante que o número de fornecedores com os quais trabalhamos, é garantir que são os melhores para o nosso perfil. De nada adianta ter a estratégia mais adequada em relação ao número, se os fornecedores não são os mais adequados para a nossa organização.
Em qualquer relação de longo prazo há um adequar ao outro, que proporciona aos fornecedores incumbentes uma grande vantagem perante os demais, pois o tempo terá limado arestas no serviço. Por outro lado, o tempo tende a criar complacência. Habituamo-nos a níveis de serviço que podem até estar longe dos ideais.
É importante que a organização se mantenha aberta a novos fornecedores, que possam trazer inovação e novas práticas. Para dar esse sinal ao mercado, deverá periodicamente consultar fornecedores alternativos, não para validar o que já pensa saber (os nossos fornecedores e soluções são os melhores), mas com real abertura e optando pela mudança, sempre que seja racional fazê-lo.
Num mundo crescentemente complexo, a resposta "depende" pode até ser boa. Obriga-nos a pensar quais os fatores relevantes e a encontrar soluções que encaixem melhor com as nossas necessidades.
Pedro Amendoeira, Partner da Expense Reduction Analysts