No meu trabalho como coach e formadora apercebi-me de que as pessoas sofrem de stresse de planeamento quando não compreendem o papel que a espontaneidade desempenha no processo de execução dos seus planos para o dia. Em vez de aceitarem a mudança como parte do processo, zangam-se consigo mesmas ou com outros sempre que alguma coisa não corre exatamente de acordo com o plano, como uma reunião atrasar-se ou uma tarefa levar mais tempo a realizar do que o esperado. Também acontece causarem stresse a si mesmos ou a outros quando se recusam a avançar com algo por não disporem da quantidade de tempo ideal para lhe dedicarem. Por exemplo, quando as três horas que tinham designado para trabalhar num projeto ficam reduzidas a hora e meia, nem se dão ao trabalho de começar.
A solução para aproveitar os benefícios do planeamento diário e semanal sem esses desagradáveis efeitos secundários é adotar uma abordagem mais descontraída. Costumo incentivar as pessoas a seguirem algumas sugestões para alcançarem a eficácia que só é possível mediante o planeamento, conservando ao mesmo tempo a satisfação concedida pela aceitação e abertura a quaisquer circunstâncias inesperadas que surjam:
A intenção conta
Decerto não desejará sentar-se num avião sem averiguar o seu destino, pois pode acabar por ir numa direção contrária à que pretendia. Da mesma maneira, o planeamento é importante porque permite uma decisão prévia acerca do lugar onde pretende acabar e dos passos para aí chegar. Claro que, muitas vezes, os pilotos têm de ajustar a sua rota ou mesmo aterrar, em caso de tempestade. Porém, o facto de terem em mente um destino específico aumenta muito consideravelmente as possibilidades de os passageiros acabarem no lugar certo. Do mesmo modo, terá melhores resultados se definir o percurso do seu dia. Da próxima vez que um imprevisto o obrigue a alterar os planos e se sentir tentado a achar que não vale a pena planear, lembre-se de que o plano o ajudou a definir uma trajetória inicial e a prepará-lo para chegar ao destino desejado, mesmo tendo de mudar de rota ao longo do caminho.
Redefina a meta dos 100%
Um dos meus clientes de coaching perguntou-me recentemente se alguém consegue realizar 100% dos seus planos. Expliquei-lhe que um dia em que se atinjam os 100% é raro. Para a maioria das pessoas, se conseguirem concretizar 60-70% do que tencionavam, já é muito bom. Mais tarde, ao pensar no assunto, percebi que devia antes ter respondido que o melhor resultado possível deve ser definido pela certeza de que tomou as decisões corretas sobre a maneira de investir o seu tempo, com base nos dados que já detém acerca de potenciais tarefas, as suas prioridades em geral e as circunstâncias que surgem durante o dia. A melhor maneira de avaliar o seu dia, é perguntar-se: "fiz as melhores escolhas sobre o investimento do meu tempo?", em vez de se perguntar, "fiz tudo o que tinha planeado?"
Não perca tempo com a obsessão do plano perfeito.
O plano perfeito não existe. Mesmo que fosse possível conceber um, com base nos dados de que dispõe neste momento, não tem maneira de saber o que pode acontecer inesperadamente, pelo que nunca pode garantir que os seus planos sejam perfeitos. O objetivo de planear deve ser atingir o nível adequado de clareza para saber onde concentrar a sua atenção e como avaliar oportunidades que surjam. Recomendo que se estabeleça um limite de tempo para fazer o planeamento. Regra geral, uma hora é o tempo máximo apropriado para o planeamento semanal. Diariamente, não deve exceder os 15 minutos, pois não terá de reavaliar todas as suas prioridades mas apenas calibrar o plano semanal.
Considere os planos como um mapa das estradas.
O seu plano para o dia, a semana ou mesmo o ano, é um mapa das estradas que lhe dá um sentido de direção e uma excelente visão geral dos vários caminhos que pode tomar. Tal como, quando encontra um desvio, pode precisar de consultar novamente o mapa para definir a melhor maneira de continuar a viagem, ter um plano ao qual voltar depois de uma interrupção dá-lhe a perspetiva necessária para redefinir a sua agenda. Ao longo do dia, estou constantemente a consultar o meu plano diário e a dizer, "Muito bem, com base no tempo que esta atividade demorou, ou no facto de ter recebido uma chamada urgente, o que é mais importante neste momento?" Toda a gente pode fazer isto. Depois de uma reunião ou telefonema imprevistos, em vez de verificar o e-mail, verifique o seu plano diário e, se necessário, altere itens no calendário ou reordene a lista de tarefas, para perceber mais claramente o que fazer a seguir.
Espere o inesperado
Uma das maiores vantagens do planeamento é dar-lhe a capacidade de reagir ao inesperado sem demasiado stresse. Quando planeia corretamente, vê e realiza as tarefas antes do prazo. Isto significa que, quando ocorre algo que o obriga a alterar os planos, pode fazê-lo sem criar problemas, porque planeou com uma margem. Quando não planeia, acaba por fazer as coisas à última da hora e tudo o que saia do esquema pode causar problemas graves.
Isto não é um teste
Se os seus planos - e a precisão com que os executa - constituírem a base do seu valor pessoal, encontra-se em terreno pouco seguro. Embora eu acredite piamente na intenção e na disciplina, também sei que não podemos controlar a vida. Precisamos, antes, de a aceitar. Quando der por si a censurar o que fez ou deixou de fazer, pare e faça estas perguntas, "Que aconteceu?", e "Há algo que eu possa fazer de maneira diferente da próxima vez?" Use as respostas para fundamentar as suas decisões posteriores.
Em resumo, relaxe. Respire. Ice as suas velas e depois ajuste-as às correntes e aos ventos. A nossa segurança não reside nos planos que fazemos, mas no nosso coração. A vida é para ser vivida e aproveitada, não apenas "feita".