No final de 2022, fui questionada sobre o que esperar do setor de compliance em 2023, considerando a recessão à nossa porta. Foi muito interessante conversar com os diversos clientes a respeito do tema, considerando uma economia maioritariamente baseada em PME. A preocupação iminente em 2023 é a sobrevivência: como pagar a renda, os salários dos funcionários, ultrapassar as dificuldades e, ao mesmo tempo, cogitar a possibilidade de "gastar" com sistemas de gestão e certificação.
As empresas, sejam privadas ou públicas, com ou sem fins lucrativos, independentemente de seu ramo de atuação, têm colocado na sua lista de prioridades a busca pela adequação à conformidade. E é exatamente aí que reside o aumento da probabilidade de ultrapassar os momentos difíceis que batem à porta.
Sistema de gestão de conformidade significa que a organização orientou o seu olhar para si mesma, para verificar se atende a todas as determinações legais, se pode ser melhor, se os seus sistemas são otimizados, integrados e conferem a confiabilidade externa necessária para melhorar os resultados e sobreviver.
A certificação ISO 37301:2021 é nova, pouco difundida em Portugal. Somente grandes empresas investiram na certificação através de acreditadores internacionais, mas não há dúvida de que as melhores práticas internacionais, são as que auxiliam a atravessar momentos de incerteza.
Os diplomas legais determinam o que as empresas precisam de fazer, mas é a norma ISO que mostra como fazê-lo. No caso da ISO 37301:2021, as principais novidades são:
- A contextualização organizacional, que orienta a determinação do escopo do sistema de gestão de compliance;
- O compromisso da liderança da organização, incluindo responsabilidades e papéis na disseminação de uma cultura de compliance;
- O planeamento, de modo a definir ações para endereçar riscos e oportunidades;
- O suporte, incluindo competências, processos de treino, comunicação e controle de documentos relacionados com o programa de compliance;
- A operação, abrangendo a criação de controlos e procedimentos e o processo de investigação interna;
- A avaliação de performance e mecanismos de auditoria interna;
- A melhoria contínua e mecanismos de ação corretiva frente a não-conformidades.
A adaptação à norma é compatível e proporcional ao porte da organização, à complexidade das suas operações e à maturidade do seu sistema de gestão de compliance, caso exista.
Quando se pensa numa gestão de qualidade ética, permanente e estável, as organizações reduzem riscos, cumprem as leis e protegem a sua reputação com atuação sustentável e socialmente apta.
As normas e certificações ISO são conhecidas, o seu selo tem relevância competitiva, colaborando na apresentação de elementos comprobatórios em defesas jurídicas/cumprimento de diplomas legislativos, mas sobretudo difunde a cultura translacional da necessidade de fazer o certo.
Milène Charles Scheiba-Zorrón, Coordenadora da Área de Prática de Compliance da SRS Legal