Sempre que compra um bem ou serviço deve pedir a respetiva fatura com o seu número de contribuinte. É que este comprovativo de pagamento é essencial no caso de querer, por exemplo, acionar uma garantia, em caso de avaria ou defeito, ou comprovar uma despesa devidamente paga. Por isso, deve guardá-las.
Para efeitos de IRS, é importante salientar que todas as faturas que pede com o número de contribuinte e que surgem automaticamente no portal e-Fatura, podem ser descartadas. Porém, se precisar de inserir algum desses documentos manualmente, então o respetivo comprovativo deve ser guardado durante quatro anos.
Assim, saiba que período mínimo para guardar faturas varia entre seis meses e cinco anos, dependendo do tipo de bem ou serviço.
As faturas que digam respeito ao pagamento de serviços públicos essenciais devem ser guardadas no mínimo durante seis meses. Ou seja, faturas da eletricidade, da água, do gás, da Internet ou do telefone, devem ser preservadas durante este período.
Este é o prazo após o qual prescreve o direito de recebimento do montante relativo a estes serviços, de acordo com o artigo 10.º da Lei dos Serviços Públicos. Assim, no caso de esses prestadores de serviços lhe queiram cobrar consumos com mais de meio ano, de acordo com essa lei, não tem de os pagar.
Também as faturas relacionadas com despesas com alimentação e alojamento devem ser conservadas durante seis meses, período após o qual o comerciante não pode exigir comprovativo de que a despesa foi paga.
Porém, para efeitos de IRS, as faturas relativas a estes gastos podem ter de ser guardadas por mais tempo, conforme explicado acima.
Se contratou os serviços de um canalizador, eletricista, pintor ou pedreiro deve guardar as respetivas faturas durante, pelo menos, um ano. Ou seja, falamos de obras domésticas. Se detetar algum problema, também é esse o prazo que tem para apresentar uma reclamação.
Dois anos é o prazo mínimo para guardar as faturas de serviços relacionados com a reparação automóvel, correspondente ao período de garantia que lhes está associado.
O mesmo tempo se aplica aos serviços prestados por profissionais liberais, nos quais se destacam os advogados ou médicos privados, que têm um período de dois anos para reclamar o pagamento relativo aos seus serviços.
A compra de bens móveis - como, por exemplo, eletrodomésticos, mobiliário ou telemóveis - é um dos casos no qual as faturas devem ser guardadas por três anos, período que, atualmente, corresponde à sua garantia. A lei das garantias foi alterada este ano. Pelo que passou de dois para três anos, no que diz respeito aos bens móveis.
É importante ressalvar que, se o prazo da garantia for superior, a fatura deve ser conservada por igual período. Tratando-se de um bem usado, o prazo de garantia poderá ser reduzido para dois anos, não sendo necessário guardar a fatura por mais tempo.
Saiba ainda que uma instituição pública de saúde tem três anos para reclamar o pagamento de eventuais despesas, pelo que deve conservar as faturas de saúde durante este período.
Como foi referido inicialmente, todos os documentos relacionados com despesas que devem ser inseridas manualmente no e-Fatura para efeitos de IRS devem ser guardados durante quatro anos. Este é o período até ao qual poderá ser alvo de inspeção por parte da Autoridade Tributária. Este prazo é estabelecido pelo n.º 6 do artigo 3. º do DL 198/2012.
No que diz respeito às faturas que entram de forma automática no e-Fatura este prazo não se aplica, uma vez que não existe obrigatoriedade de manter o comprovativo em papel. Mas, por precaução, pode conservar também esses documentos até, pelo menos, à liquidação da declaração de rendimentos.
Da mesma forma, o comprovativo do pagamento do Imposto Único de Circulação (IUC) também deve ser guardado durante quatro anos. Durante esse tempo, o fisco pode solicitar-lhe que comprove que o pagamento foi feito.
É aconselhado guardar os comprovativos de pagamento de renda ou de condomínio durante pelo menos cinco anos.
O mesmo acontece com serviços de empreitada, no caso de ser proprietário de um imóvel. Deve guardar todos os documentos relativos aos pagamentos do serviço durante cinco anos.
Até aqui falámos apenas dos prazos para os consumidores particulares. No caso das empresas, há prazos um pouco mais extensos.
As empresas devem manter consigo todos os documentos de suporte ao IRC durante um período de 12 anos, contrariamente aos 10 que vigoravam até 2014. Já para as despesas que servem para apurar o IVA, as respetivas faturas devem ser guardadas durante um período mínimo de 10 anos.